Actualmente debido al entorno que nos rodea diariamente estamos en un constante bombardeo de notificaciones, correos y distracciones. Esto hace que queramos atender a un gran número de cosas, y por norma general se solaparán en el tiempo.
El querer hacerlas todas de manera simultanea podría ser la respuesta de muchos. Pero terminarían por no poder realizarlas con la calidad que ellos desearían, por no hablar de las repercusiones que esto terminaría causando en el individuo si la situación se prolongase en el tiempo.
De esta forma llegamos a la conclusión de que necesitamos más tiempo, tiempo para hacer todas esas tareas, sin dejar nada atrás. El problema es que todavía no se ha inventado ningún dispositivo con el que poder manipular el tiempo. Es decir, todos disponemos del mismo tiempo a lo largo del día, 24 horas.
La cuestión ahora es cómo aprovechemos esas 24 horas, cuál será el uso que hagamos de ese tiempo del que disponemos.
Con el curso de gestión del tiempo, vemos aquellas medidas que debemos tomar, lo que debemos llevar a cabo para sacar el máximo provecho posible de este tiempo.
¿Cómo?
Como cabe esperar, no existe ninguna regla mágica ni tampoco un producto maravilloso que nos haga ir más rápido. Lo que si podemos hacer es desarrollar nuestro conocimiento para ser más productivos.
Lo primero que debemos hacer conocernos a nosotros mismos.
- ¿Cuándo somos más productivos? Si somos más productivos por la mañana, procuremos estar trabajando en lo que nos interesa durante esas horas, y no pasándolas revisando el correo
- ¿Qué nos distrae de nuestra tarea? Si lo que nos impide seguir concentrados en nuestro trabajo son las notificaciones, los correos o las preguntas de nuestros compañeros, entonces lo que tenemos que hacer es establecer un horario en el que revisar todas esas cuestiones, y sólo durante ese periodo dedicarles nuestro tiempo. Mientras tanto podemos cerrar el correo, desactivar las notificaciones (quitando los dispositivos de la vista) y responder a ese compañero que cuando terminemos les atenderemos y ayudaremos en lo posible sin problemas, pero que en ese momento estamos concentrados.
- ¿No podemos concentrarnos? Si tenemos un problema en nuestra cabeza que no nos permite concentrarnos, la mejor solución suele ser eliminar el problema en la medida de lo posible, de nada sirve intentar dejarlo a un lado, nuestra mente no nos permitirá olvidarlo. Si lo que nos cuesta es cambiar de una tarea a otra, quizás deberíamos probar a cambiar de contexto, diferenciando los espacios para cada tarea, nunca deberíamos comer donde trabajamos, igual que no dormimos en la cocina. Así cuando estemos en frente del ordenador, todo nos indicará que lo que debemos hacer es ponernos manos a la obra.
- ¿Perdemos demasiado tiempo? Tenemos que identificar, bien sea por nosotros mismos si trabajamos solos, o con compañeros, si trabajamos en equipo, qué es lo que nos hace perder más tiempo. Cuando sepamos qué es lo que nos hace perder el tiempo (por ejemplo en reuniones interminables) podremos tratarlo e invertir ese tiempo en otras cosas que también requieran nuestra atención.
Una vez que nos conocemos a nosotros mismos podremos solucionar la mayoría de problemas que nos impiden hacer las cosas a tiempo.
Ahora tenemos que prestar atención a la lista de tareas que tenemos pendientes, no podemos conseguir un objetivo, si no establecemos dicho objetivo previamente. Deberíamos saber que queremos hacer a lo largo del día e idealmente de la semana.
Con estos objetivos podremos llevar una medición de qué hemos conseguido y esto hará que no nos sintamos frustrados. Si hay alguna tarea que no consigamos, quizás debemos revisar dicha tarea que nos ha mandado nuestro jefe. Preguntar por la finalidad de la tarea suele ayudar a visualizarla de una manera más clara y así poder afrontarla.
Y es que tampoco debemos perder el foco, el dar un paso hacia atrás y preguntarnos de manera regular qué estamos haciendo y para qué lo estamos haciendo es fundamental.
Y es que como ya decíamos, debemos ser conscientes de los problemas, no podemos arreglar algo si no sabemos cómo o por qué está pasando. Para cada uno habrá una solución diferente, no todos somos productivos a la misma hora, ni nos distraen las mismas cosas, a unos quizás le robe mucho tiempo las reuniones con compañeros, a otros unos instrumentos de trabajo anticuados. No conseguiremos nada si simplemente vamos saltando de una tarea a otra sin pararnos a pensar. Saber lo que funciona para cada uno y organizarse en torno a ello es lo fundamental.